Автоматизация контроля исполнительской дисциплины ПАО «Т Плюс»

Цели и задачи проекта

Внедрение единой информационной системы для ПАО «Т Плюс» стало одним из этапов консолидации всех генерирующих активов. Важно было формализовать и унифицировать бизнес-процессы компании, обеспечить удобное и прозрачное взаимодействие сотрудников.

Единая информационная система ПАО «Т Плюс» реализована на базе Directum. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2014 году. Тогда к работе в системе подключились все, кто участвует в процессах делопроизводства в головной организации. Годом позднее решение развернули во всех 15 филиалах холдинга.

Новым этапом внедрения стала автоматизация контроля исполнительской дисциплины. Перед «Т Плюс» и компанией Акелон стояла задача создать на базе Directum удобный инструмент, который позволит сотруднику в любой момент времени наглядно оценить его производительность, а руководителю — контролировать процессы, происходящие в структурном подразделении и компании в целом.

Команда Акелон, главный исполнитель работ по проекту, выделила несколько ключевых целей:

1. Удобный способ оценки состояния задач для сотрудников.
2. Простой и понятный механизм формирования отчетов под конкретный запрос.
3. Оперативное создание отчетов с загрузкой необходимых деталей.
4. Контроль исполнительской дисциплины.

Решение задач

Первоначальный опрос пользователей показал — сотрудникам необходимо анализировать информацию в различных разрезах: тип заданий, статус, потоки и прочее. Готовое решение разделило всю информацию по сценариям использования. Было создано четыре раздела для отображения данных в определенном разрезе и формирования отчетности по направлениям. Для быстрого доступа к разделам их объединили на стартовом экране.

Стартовый экран сотрудников ПАО «Т Плюс»

Данные в личном кабинете для формирования отчетов по входящим заданиям

Для того чтобы сотрудники могли контролировать свою загрузку, в личный кабинет всех пользователей системы была добавлена папка «Контроль исполнительской дисциплины», которая содержит:

• панель навигации — для быстрого переключения между страницами без использования стартового экрана;
• контекст страницы — для отображения данных по конкретному сотруднику, подразделению или периоду времени. Руководитель может изменить контекст и посмотреть данные по сотруднику своего подразделения;
• область диаграмм — для быстрой и наглядной оценки состояния дел. Все диаграммы на странице интерактивные: при клике на определенную секцию данные в табличной части отображаются с учетом выбранной категории.
• табличная часть — для отображения детальной информации по заданиям и поручениям. В ней можно увидеть: тему и текст задания или поручения, исполнителя и автора, подразделение, срок исполнения, количество просроченных дней, контролера, статус и прочее.

Результаты проекта

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины на базе Directum помогла ПАО «Т Плюс» выстроить удобную и интуитивно понятную для сотрудников и руководства систему. Теперь сотрудники компании прослеживают состояние текущих задач в удобном формате и самостоятельно формировать отчеты по разным видам деятельности как индивидуально, так и на всех уровнях компании.

Как внедренные решения отразились на работе компании

Ранее отчеты по исполнительской дисциплине формировали делопроизводители по статусу задач, и рядовые сотрудники никак не участвовали в этом процессе. Новое решение на базе Directum стало простым и удобным инструментом для формирования отчетов по различным показателям деятельности.

Сотрудникам «Т Плюс» не нужно разбираться с фильтрами и тратить время на настройку нужных параметров — все показатели отображаются наглядно, а навигация интуитивно понятна. Основные преимущества решения:

1. Оперативное получение данных по загрузке специалистов для руководителей.
2. Быстрый доступ к информации по личной исполнительской дисциплине.
3. Повышение процента выполненных задач и поручений.
4. Экономия времени на формирование отчетности для сотрудников.

Исполнитель

Акелон - генеральный партнер компании Directum, предоставляющий комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов.

Подробнее